Siirry sisältöön

Tietosuojaseloste

Päivitetty 2.11.2026

Muutettu 2.11.2026: kohdassa 4 kerrotaan, että ilman kirjautumista selaimeen tallentuvat tiedot, myös henkilötunnukset, ovat salaamattomia ja samaa selainta käyttävien nähtävissä ja että selain voi poistaa ne ennen 30 päivän rajaa. Kohdassa 9 mainitaan nyt myös selaimen oma poisto, ja kohdan 6 luettelossa ovat lomakkeen ilmoitusten merkinnät. Kohta 4 b lisättiin 19.10.2026: se kertoo, miten käsittelemme Kysy meiltä -lomakkeella lähetetyt kysymykset ja osoitteeseen info@pesäkirja.fi lähetetyt viestit. Kohtiin 2, 3, 4, 9 ja 10 lisättiin viittaukset siihen, ja kohdan 2 palautekappale kertoo, että tallennamme, milloin luimme vastauksen. Kohdassa 7 mainitaan nyt Microsoft, joka ylläpitää sähköpostiamme, ja kerrotaan, kuinka kauan osoite säilyy Lettermintin estolistassa. Lettermintin välittämien viestien luettelossa ovat nyt myös salasanan asettamisviesti ja vahvistus peruuttamisilmoituksen vastaanottamisesta. Kohdan 9 tilin poistoa koskevaan kappaleeseen lisättiin kysymykset, sähköpostit ja estolista. Kohdat 2, 3, 4 a, 7 ja 9 muuttuivat 18.10.2026. Kohtiin 2, 3 ja 9 lisättiin tiedot pyynnöstä saada perukirja käyttöön heti maksun jälkeen. Ne kertovat, mitä kirjaamme, miksi, ketkä näkevät kirjauksen ja kuinka kauan se säilytetään. Sähköpostit välittää nyt Lettermint (Alankomaat), joka käsittelee viestit EU:n alueella. Aiempi välittäjä oli Resend. Kohdat 4, 7, 9, 10 ja 11 muuttuivat 18.10.2026. Kohdissa 4 ja 11 perukirjaan kutsutuista käytetään sanaa osallistuja, koska kutsuttu ei aina ole osakas. Samasta syystä kohdassa 7 puhutaan osakaskutsun sijaan kutsusta perukirjan tekoon. Siinä mainitaan nyt myös maksaminen Stripen Link-palveluun tallennetulla kortilla. Kohdassa 9 kerrotaan, mitä tilin poisto koskee, kun perukirjassa on muita osallistujia. Lisäksi siinä kerrotaan, että tilin poiston yhteydessä nimesi poistetaan myös lataamiesi liitteiden tiedoista. Uusi kappale kertoo, kuinka kauan kutsut perukirjan tekoon säilytetään. Kohdan 2 valtakirjatyökalun kappale muuttui 18.10.2026: se kertoo, mitä tietoja siirtyy ja miten, kun jatkat valtakirjasta perukirjaan samoilla tiedoilla. Kohta 4 a lisättiin 17.10.2026: se kertoo, mitä tietoja käsitellään, kun perukirjan tekijä lähettää kutsun perunkirjoitustilaisuuteen palvelun kautta, ja kohtia 2, 2 a, 3 ja 7 on täydennetty samasta syystä. Kohdat 2, 3, 6, 7 ja 10 muuttuivat 11.10.2026: kohdassa 2 kerrotaan, mitä tallennetaan, jos tilin poiston yhteydessä valitset syyn lopettamiseen. Kohta 6 kertoo, että palvelu ei käytä analytiikkaevästeitä eikä evästebanneria, ja mitä selaimeesi tallennetaan. Analytiikkaevästeiden ja Google Analyticsin maininnat on poistettu myös kohdista 3 ja 7, ja kohdan 10 suostumusesimerkeistä on poistettu evästeet. Kohta 8 muuttui 8.10.2026: siinä kerrotaan, että jakolinkin voi luoda vain perukirjan aloittanut käyttäjä. Kohta 9 a muuttui 4.10.2026: siinä kerrotaan, että lokista ja tallennetuista tiedoista lasketaan yhteenvetolukuja palvelun kehittämiseksi ja käytön ennustamiseksi.

1. Rekisterinpitäjä

Koodisto Digital (y-tunnus: 2829298-1)
Viertolantie 2, 00730 Helsinki
Sähköposti: info@pesäkirja.fi

2. Käsiteltävät henkilötiedot

Palvelussa käsitellään seuraavia henkilötietoja:

  • Vainajan tiedot: nimi, henkilötunnus, kuolinpäivä, osoite, kotipaikka, siviilisääty, seurakunta.
  • Osakkaiden tiedot: nimi, henkilötunnus tai yhteisön Y-tunnus, syntymäaika (jos henkilötunnusta ei ole), kotikunta, osoite, suhde vainajaan sekä tieto alaikäisyydestä ja perinnöstä luopumisesta.
  • Uskottujen miesten tiedot: nimi, henkilötunnus.
  • Puolisoiden ja lesken tiedot: nimi ja henkilötunnus (avioliittotiedoissa ja lesken tiedoissa). Avioliitoista tallennetaan myös vihkipäivä, päättymispäivä ja -tapa sekä tieto osituksesta. Leskestä tallennetaan lisäksi kotikunta, osoite, avio-oikeutta ja lesken oikeuksia koskevat vastaukset sekä lesken varat ja velat.
  • Pesän ilmoittajan ja pesänhoitajan tiedot: lomakkeella kysytään, kuka antaa pesän tiedot ja kuka ottaa vastaan perintöverotusta koskevat kysymykset. Pesänhoitajan puhelinnumero tallennetaan, jos se on annettu, myös silloin kun pesänhoitaja on pesän osakas. Jos pesän ilmoittaja tai pesänhoitaja ei ole osakas, hänestä tallennetaan lisäksi nimi ja osoite.
  • Muut perukirjaan merkityt henkilöt: osakkaan edustajat (nimi ja edustuksen laji, esimerkiksi huoltaja tai edunvalvoja), toissijaiset perilliset (nimi, kotipaikka, suhde vainajaan, tieto alaikäisyydestä ja alaikäisen syntymäaika), testamentin saajat (nimi ja kotipaikka sekä, jos annat ne, henkilö- tai Y-tunnus, osoite, suhde vainajaan ja merkintäsi siitä, miksi saaja ei ole pesän osakas), testamentin todistajat (nimet), henkivakuutuskorvauksen saajat (nimi sekä, jos annat ne, vakuutusnumero, maksupäivä ja edunsaajamääräys) sekä perunkirjoitustilaisuuden läsnäolijat ja heitä edustaneet asiamiehet (nimi, rooli pesässä ja tieto siitä, osallistuiko hän tilaisuuteen). Jos joku ei ole saapunut tilaisuuteen, tallennamme myös sen, milloin ja miten hänelle kerrottiin siitä tai miksi ei kerrottu. Testamentin saajan henkilö- tai Y-tunnus salataan samalla tavalla kuin muut henkilötunnuskentät (kohta 4). Muilta tässä luetelluilta henkilötunnusta ei kysytä.
  • Kutsutun henkilön tiedot: perukirjan tekoon voi kutsua muita mukaan. Kutsutusta tallennetaan se sähköpostiosoite, jonka kutsun lähettäjä on kirjoittanut, sekä kutsun lähetysaika, voimassaoloaika ja tieto siitä, onko kutsu hyväksytty.
  • Perunkirjoitustilaisuuteen kutsutun tiedot: jos perukirjan tekijä lähettää kutsun tilaisuuteen palvelun kautta, vastaanottajasta käsitellään nimi ja sähköpostiosoite. Perukirjan tietoihin tallennetaan nimi, osoite peitettynä, lähetysaika ja kutsun lähettäjä (kohta 4 a).
  • Taloudelliset tiedot: varat, velat, hautajaiskulut ja muut kulut.
  • Ladatut dokumentit: saldotodistukset, laskut, virkatodistukset, testamentit ja muut liitetiedostot. Tiedoston sisältö säilytetään selaimesi omassa tallennustilassa (IndexedDB) sillä laitteella, jolla lataus tehtiin; palvelimelle tallennetaan tiedoston nimi, tyyppi, tiiviste ja analyysin tulos. Selaimen tallennustila ei tyhjene tilin poistossa – voit tyhjentää sen selaimesi omista asetuksista.
  • Suostumus dokumenttien analysointiin: milloin annoit tai peruutit suostumuksen, ja annetusta suostumuksesta myös se, minkä suostumustekstin hyväksyit.
  • Pyyntö saada perukirja käyttöön heti maksun jälkeen: milloin rastitit pyynnön ennen maksua, hyväksymäsi teksti ja sen versio sekä käyttäjätilisi tunniste (kohta 3).
  • Viestien tila: milloin sinulle lähetettiin viesti ensimmäisen perukirjan tallennuksen jälkeen, sekä perukirjoittain, mitkä muistutukset on lähetetty ja oletko lopettanut ne tai perunut lopetuksen.
  • Muistutusvalinta: milloin muistutuskysymys näytettiin sinulle, mitä valitsit ja milloin, näytetyn tekstin versio ja paikka, jossa valinnan teit (palvelun kysymys tai Asetukset-sivu). Myös valinnan muutokset tallennetaan ajankohtineen.
  • Käyttäjätilin tiedot: sähköpostiosoite, nimi jos olet antanut sen, ja käyttämästäsi kirjautumistavasta riippuen joko salattu salasana tai tieto siitä, että kirjaudut Google-tilillä. Jos kirjaudut Google-tilillä, Google välittää meille sähköpostiosoitteesi ja Google-tilillesi asettamasi nimen, ja voit valita kumpaa nimeä palvelussa käytetään. Google Ireland Limited on tällöin oma rekisterinpitäjänsä siltä osin kuin se käsittelee tietoja omaa kirjautumispalveluaan varten.
  • Aloitussivu: perukirjaan tallennetaan sen sivustomme sivun nimi, jolta perukirjan laadinta aloitettiin (esimerkiksi "perukirja-malli"). Tietoa käytetään vain palvelun kehittämiseen. Se on sivun nimi, ei hakusana eikä ulkopuolinen osoite, eikä sitä tallenneta laitteellesi.
  • Palautelomakkeen vastaukset: perukirjan lataamisen jälkeen voit halutessasi vastata palautekyselyyn, ja voit antaa palautetta myös kesken täyttämisen. Vastauksesta tallennetaan arviosi täyttämisen helppoudesta, vapaa tekstivastauksesi, vastauksesi kysymyksiin vaihtoehdosta, maksamista edeltäneistä kysymyksistä ja siitä miten löysit palvelun, tieto siitä salliiko vastauksesi lainaamisen ja lupatekstin versio, tieto siitä vastasitko perukirjan lataamisen jälkeen vai kesken täyttämisen, vastausviikko, vastauksen vanhenemispäivä ja kysymysten versionumero. Tallennamme myös, milloin luimme vastauksen. Kesken täyttämisen annettuun palautteeseen tallennetaan lisäksi lomakkeen vaihe ja niiden kenttien nimet, joissa oli puutteita vastaushetkellä – ei kenttien sisältöä. Tilin poiston yhteydessä voit halutessasi valita valmiista vaihtoehdoista syyn, miksi lopetat; siitä tallennetaan vain valittu vaihtoehto, vastausviikko, vanhenemispäivä ja kysymyksen versionumero. Vastaukseen ei tallenneta nimeäsi, sähköpostiosoitettasi, käyttäjätunnustasi, perukirjan tunnistetta eikä IP-osoitettasi. Emme silti esitä vastausta anonyyminä: koska tiedämme, milloin kukin perukirja on ladattu, vastaus on periaatteessa yhdistettävissä sinuun, ja käsittelemme sitä siksi henkilötietona. Vastaaminen on vapaaehtoista eikä vaikuta palvelun käyttöön. Älä kirjoita avoimeen kenttään henkilöiden nimiä tai yhteystietoja. Henkilötunnuksen ja sähköpostiosoitteen muotoiset merkkijonot sekä tavallisimmat puhelinnumeron muodot poistetaan automaattisesti ennen tallennusta, ja jos vastaukseen on kirjoitettu nimiä, poistamme ne, kun vastaukset luetaan.
  • Kysymykset ja muut yhteydenotot: kysymys, jonka lähetät Kysy meiltä -lomakkeella, ja vastauksemme siihen sekä viestit, jotka lähetät osoitteeseen info@pesäkirja.fi (kohta 4 b).

Vapaat tekstikentät. Vapaisiin tekstikenttiin kirjoitettu teksti tallennetaan sellaisenaan. Tällaisia kenttiä ovat esimerkiksi Lisätiedot, syy, miksi jotakin tietoa ei saada selville, ja liitteen nimi. Jos kirjoitat niihin toisen henkilön tietoja, myös ne tallentuvat.

Pakolliset tiedot. Lomake kertoo, mitkä tiedot asiakirjaan tarvitaan. Jos jokin niistä puuttuu, asiakirjaa ei voi ladata. Osan tiedoista voi korvata kirjoittamalla syyn, miksi tietoa ei saada selville. Jos perukirja on maksettu ennen kuin osa näistä tiedoista tuli pakolliseksi, niiden puuttumisesta näytetään ilmoitus, eikä lataus esty. Muut kentät ovat vapaaehtoisia. Dokumenttien lataaminen automaattista analysointia varten on täysin vapaaehtoista.

Valtakirjatyökalu ilman kirjautumista

Sivulla perunkirjoitusvaltakirja on lomake, jolla valtakirjan voi laatia ilman käyttäjätiliä. Siihen kirjoitettuja nimiä ja henkilötunnuksia ei lähetetä palvelimellemme eikä kolmansille osapuolille. Myös asiakirja muodostetaan selaimessasi, ja tiedot häviävät, kun suljet tai lataat sivun uudelleen. Jos jatkat valtakirjan lataamisen jälkeen perukirjaan samoilla tiedoilla, vainajan tiedot, tilaisuuden päivä ja paikka sekä valtuuttajien nimet ja henkilötunnukset siirtyvät saman selainvälilehden istuntomuistin (sessionStorage) kautta perukirjan lomakkeelle. Lomake poistaa ne istuntomuistista heti, kun se on lukenut ne, eikä yli 30 minuuttia vanhaa siirtoa käytetä. Lomakkeella tiedot säilyvät kuten muutkin ilman kirjautumista syötetyt tiedot (kohta 4). Palvelimellemme ne tallentuvat vasta, kun kirjaudut sisään tai luot tilin. Muilta osin valtakirjatyökaluun kirjoitetut tiedot eivät tule meidän saatavillemme.

2 a. Jos sinut on merkitty perukirjaan etkä itse käytä palvelua

Jos sinut on merkitty perukirjaan esimerkiksi osakkaana, leskenä, testamentin saajana tai todistajana etkä itse käytä palvelua, olet silti rekisteröity, ja tämä seloste koskee myös sinua. Kohdassa 2 kerrotaan, mitä tietoja sinusta tallennetaan. Tietoja ei ole saatu sinulta. Ne on syöttänyt palveluun perukirjan laatija tai poimittu hänen lataamastaan asiakirjasta. Tietoja käsitellään perukirjan laatimiseksi. Lisäksi tallennetuista tiedoista lasketaan palvelun kehittämiseksi yhteenvetolukuja, esimerkiksi kuinka moni perukirja on missäkin vaiheessa. Lukuja ei käytetä sinua koskeviin toimiin (kohta 3). Käsittely perustuu oikeutettuun etuun (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohta): perukirjan laatija tarvitsee tiedot perukirjaan ja perintöverotusta varten, ja palvelun tehtävä on tuottaa asiakirja hänelle. Henkilötunnus säilytetään salattuna (kohta 4). Säilytysajat kerrotaan kohdassa 9. Tietojen vastaanottajat kerrotaan kohdissa 4 (perukirjan tekoon kutsutut), 7 (palveluntarjoajat) ja 8 (jakolinkin katsojat).

Emme lähetä sinulle viestejä sen perusteella, että sinut on merkitty perukirjaan. Saat viestin vain, jos perukirjan tekijä itse kirjoittaa osoitteesi ja kutsuu sinut perukirjan tekoon tai perunkirjoitustilaisuuteen (kohta 4 a). Sähköpostiosoitteesi tallennetaan vain, jos sinut on kutsuttu mukaan perukirjan tekoon. Tilaisuuskutsusta tallennetaan vain peitetty osoite.

Sinulla on rekisteröitynä seuraavat oikeudet (kohta 10 – sinun tapauksessasi sähköpostitse, koska sinulla ei ole käyttäjätiliä): voit pyytää nähtäväksesi sinusta tallennetut tiedot, pyytää niiden oikaisua tai poistamista, pyytää käsittelyn rajoittamista, vastustaa käsittelyä ja tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistolle (tietosuoja.fi). Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen ei koske sinua, koska tietoja ei ole saatu sinulta eikä niiden käsittely perustu sinun kanssasi tehtyyn sopimukseen tai suostumukseesi. Kerromme vastauksessa, miltä osin pyyntö voidaan toteuttaa: perukirjan sisällöstä vastaa sen laatija, perukirjassa on mainittava osakkaiden nimet ja kotipaikat (perintökaaren 20 luvun 3 §), ja testamentin saajista on annettava perintöverotusta varten vaadittavat tiedot. Ota yhteyttä osoitteeseen info@pesäkirja.fi.

3. Käsittelyn tarkoitus ja peruste

Henkilötietoja käsitellään perukirjan laatimiseksi käyttäjän pyynnöstä. Käsittelyn oikeusperuste on:

  • Sopimus (EU:n tietosuoja-asetus, artikla 6(1)(b)) – henkilötietojen käsittely on tarpeen käyttäjän kanssa tehdyn palvelusopimuksen täytäntöön panemiseksi (perukirjan laadinta). Sopimus on peruste myös vastata kysymykseen, jonka lähetät Kysy meiltä -lomakkeella kirjautuneena. Jos et ole kirjautunut, vastaaminen on toimenpide, jota itse pyydät ennen mahdollista sopimusta (sama artikla, kohta 4 b).
  • Suostumus (artikla 6(1)(a)) – dokumenttien ja niistä poimittujen tietojen lähettäminen automaattiseen analyysiin sekä muistutus noin viikkoa ennen perunkirjoitustilaisuutta, jos perukirjasta puuttuu silloin tietoja. Tämän muistutuksen saat vain, jos olet valinnut palvelussa muistutukset. Kun poimitut tiedot on tallennettu perukirjaan, niitä käsitellään sopimuksen perusteella kuten muitakin perukirjan tietoja.
  • Lakisääteinen velvoite (artikla 6(1)(c)) – maksutapahtuman kirjanpitotiedot. Kirjanpitolaki velvoittaa säilyttämään tositteet, ja siltä osin tietoja ei voi poistaa pyynnöstä (kohta 9). Lakisääteinen velvoite on myös peruste kirjata, milloin olet antanut tai peruuttanut suostumuksen dokumenttien analysointiin ja milloin olet valinnut muistutukset. Meidän on pystyttävä osoittamaan, että suostumus on annettu (tietosuoja-asetuksen 7 artiklan 1 kohta). Nämä kirjaukset poistetaan kuitenkin, kun poistat tilisi (kohta 9). Lakisääteinen velvoite on peruste myös käsitellä pyyntö, jolla käytät tietosuojaoikeuksiasi (kohta 4 b).
  • Oikeutettu etu (artikla 6(1)(f)) – Palvelun tekninen toiminta ja tietoturvallisuus sekä seuraavat sähköpostiviestit:
    • viesti ensimmäisestä perukirjasta, joka on tililläsi, kun se tallentuu palveluun. Se kertoo, että perukirja on tallessa, ja kuvaa perunkirjoituksen vaiheet ja määräajat. Viesti lähetetään kerran.
    • muistutus perunkirjoituksen määräajasta 1–2 viikkoa ennen kuin kuolemasta tulee kolme kuukautta, jos perukirjasta ei näy, että tilaisuus pidetään ennen sitä tai että lisäaika on merkitty. Muistutus lähetetään kerran perukirjaa kohti.
    • muistutus perukirjan antamisesta Verohallinnolle 7–10 päivää ennen kuin kuukausi perunkirjoitustilaisuudesta täyttyy, jos olet ladannut asiakirjan etkä ole merkinnyt perukirjaa annetuksi. Muistutus lähetetään kerran perukirjaa kohti.
    • muistutukset noin puolen vuoden ja vuoden kuluttua siitä, kun perukirja on merkitty annetuksi Verohallinnolle. Niissä kysytään, onko löytynyt varoja tai velkoja, jotka puuttuvat perukirjasta.
    • ilmoitus siitä, että perukirjan säilytysaika on päättymässä (kohta 9).
    Ensimmäisen viestin ja määräaikamuistutuksen lähettäminen ei riipu siitä, oletko maksanut palvelusta. Muistutukset ovat oletuksena käytössä, ja voit lopettaa ne jokaisessa viestissä olevasta linkistä. Ensimmäisen viestin ja perukirjan antamista edeltävien muistutusten linkki lopettaa kyseisen perukirjan muistutukset ennen sen antamista. Täydennysperukirjan muistutusten linkki lopettaa kyseisen perukirjan kaikki muistutukset. Jos lopetit muistutukset linkistä vahingossa, voit perua lopetuksen samalla linkillä vuorokauden kuluessa. Perukirjan antamista edeltävät muistutukset voit lopettaa myös Asetukset-sivulla, ja sieltä voit ottaa takaisin käyttöön ne, jotka olet itse lopettanut viestin linkistä tai Asetuksissa. Täydennysperukirjan muistutukset voit lopettaa ja ottaa takaisin käyttöön myös perukirjan kohdassa Perukirjan jälkeiset toimenpiteet. Jos lopetit ne viestin linkistä etkä perunut lopetusta vuorokauden kuluessa, voit pyytää ne takaisin kirjoittamalla osoitteeseen info@pesäkirja.fi. Poikkeus on ilmoitus siitä, että perukirjan säilytysaika on päättymässä: ilman sitä tiedot poistuisivat varoittamatta. Sen viestin saat, kunnes poistat perukirjan itse. Nämä viestit eivät sisällä markkinointia. Oikeutetun edun nojalla käsitellään myös kutsutun henkilön sähköpostiosoitetta ja kutsun tietoja, jotta perukirjan laatija voi kutsua muita tekemään perukirjaa kanssaan. Osoite saadaan kutsun lähettäjältä. Oikeutetun edun nojalla käsitellään myös perunkirjoitustilaisuuteen kutsutun nimeä ja sähköpostiosoitetta (kohta 4 a). Oikeutetun edun nojalla käsitellään myös palautelomakkeen vastauksia palvelun kehittämiseksi. Olemme punninneet etumme suhteessa oikeuksiisi kirjallisella tasapainotestillä. Voit pyytää vastauksesi poistamista (artikla 17) ilmoittamalla osoitteeseen info@pesäkirja.fi, minkä perukirjan yhteydessä ja minä päivänä vastasit. Koska vastaukseen ei tallenneta tunnistetta, pyyntö voidaan kohdentaa vain, jos vastaus on tunnistettavissa esimerkiksi kirjoittamasi tekstin perusteella (tietosuoja-asetuksen 11 artikla). Oikeutettu etu kattaa myös palvelun tekniset lokitiedot (ks. kohta 9 a). Oikeutetun edun perusteella kirjataan myös, jos olet vastannut muistutuskysymykseen ”Ei muistutuksia”, sekä ajankohta, jolloin kysymys näytettiin sinulle (ks. Valinnan kirjaus alla). Vastustamisoikeudesta ks. kohta 10. Tallennetuista tiedoista lasketaan myös yhteenvetolukuja palvelun kehittämiseksi, esimerkiksi kuinka moni perukirja on missäkin vaiheessa. Lukuja ei käytetä yksittäistä käyttäjää koskeviin toimiin. Oikeutetun edun nojalla tallennetaan myös laskurit, joilla estetään kysymyslomakkeen väärinkäyttö, ja pidetään estolistaa osoitteista, joihin emme lähetä viestejä (kohdat 4 b ja 7).

Pyyntö saada perukirja käyttöön heti maksun jälkeen. Ennen maksua pyydät, että perukirja annetaan käyttöösi ennen peruuttamisajan päättymistä, ja hyväksyt, että menetät näin peruuttamisoikeutesi. Kirjaamme rastituksen ajankohdan, hyväksymäsi tekstin ja sen version sekä käyttäjätilisi tunnisteen. Maksuvahvistuksessa on toistettava maksajan oma pyyntö (kuluttajansuojalaki 6 luku 13 §), joten peruste on lakisääteinen velvoite (artikla 6(1)(c)). Kun perukirja maksetaan, tallennamme siihen sen kirjauksen, jonka vahvistus toisti. Siitä näkyy, kuka osallistujista maksoi. Säilytämme kirjauksen, jotta voimme mahdollisen riidan varalta osoittaa, että pyyntö tehtiin. Tämän perusteena on oikeutettu etu (artikla 6(1)(f)). Perukirjan muut osallistujat näkevät nämä tiedot. Säilytysaika kerrotaan kohdassa 9.

Muistutusvalinta. Palvelu kysyy kerran, haluatko muistutuksia perukirjan määräajoista. Jos et vastaa, saat vain muistutukset lain määräajoista eli perunkirjoituksen kolmen kuukauden määräajasta ja perukirjan antamisesta Verohallinnolle. Jos vastaat ”Ei muistutuksia”, emme lähetä muistutuksia perukirjan määräajoista. Jos vastaat ”Kyllä, muistuta minua”, saat lisäksi muistutuksen ennen perunkirjoitustilaisuutta. Valinta ei koske muistutuksia puoli vuotta ja vuosi perukirjan antamisen jälkeen eikä ilmoitusta säilytysajan päättymisestä. Voit muuttaa valintaa milloin tahansa Asetukset-sivulla.

Valinnan kirjaus. Kun valitset ”Kyllä, muistuta minua”, kirjaamme valinnan, sen ajankohdan, näytetyn tekstin version ja paikan, jossa valitsit. Peruste on lakisääteinen velvoite (artikla 6(1)(c)), koska meidän on pystyttävä osoittamaan, että olet antanut suostumuksen (tietosuoja-asetuksen 7 artiklan 1 kohta). Kun valitset ”Ei muistutuksia”, kirjaamme samat tiedot, jotta emme lähetä sinulle muistutuksia, jotka olet kieltänyt. Valinta on käsittelyn vastustamista (artikla 21), ja noudatamme sitä. Peruste on oikeutettu etu (artikla 6(1)(f)). Lisäksi tallennamme ajankohdan, jolloin kysymys näytettiin sinulle, jotta sitä ei kysytä uudelleen. Senkin peruste on oikeutettu etu. Kaikki nämä tiedot säilytetään, kunnes poistat tilisi (kohta 9).

4. Tietojen käsittely ja tallennus

Tietoja käsitellään kahdella tavalla riippuen siitä, onko käyttäjä kirjautunut:

Ilman kirjautumista:

  • Lomakkeelle syötetyt tiedot pysyvät selaimen paikallisessa tallennustilassa (localStorage) sillä laitteella ja selaimella, jolla lomaketta täytetään. Tiedot säilyvät sivun päivityksen ja selaimen sulkemisen yli enintään 30 päivää viimeisimmästä muokkauksesta. Yli 30 päivää vanhat tiedot poistetaan automaattisesti, kun palvelu seuraavan kerran avataan samalla selaimella; siihen asti ne säilyvät laitteella, ellei käyttäjä poista niitä itse tai selain tyhjennä tallennustilaa aikaisemmin.
  • Tiedot, myös henkilötunnukset, tallentuvat selaimeen salaamattomina, ja jokainen samaa selainta käyttävä voi nähdä ne. Selain voi poistaa tiedot itse ennen 30 päivän rajaa, esimerkiksi kun sivustolla ei ole käyty vähään aikaan tai yksityinen selausikkuna suljetaan. Jaetulla laitteella suosittelemme tyhjentämään tiedot poistuessasi tai luomaan tilin.
  • Käyttäjä voi poistaa tiedot selaimesta itse lomakkeen poistumisvahvistuksen "Poistu ja tyhjennä tiedot tästä selaimesta" -toiminnolla tai tyhjentämällä selaimen sivustotiedot.
  • Lomakkeen tietoja ei lähetetä palvelimelle. Jos lähetät meille kysymyksen, kysymys ja sähköpostiosoitteesi lähetetään palvelimelle (kohta 4 b).
  • Asiakirja luodaan käyttäjän selaimessa, ei palvelimella.

Kirjautuneena:

  • Käyttäjätili luodaan Firebase Authentication -palveluun (sähköposti ja salattu salasana).
  • Perukirjan tiedot tallennetaan Google Firebase Firestore -tietokantaan, jotta käyttäjä voi jatkaa myöhemmin.
  • Henkilötunnuskentät salataan AES-256-GCM-algoritmilla ennen tallennusta Firestoreen. Tämä salaus ei koske muihin kenttiin, esimerkiksi Lisätietoihin, kirjoitettua tekstiä. Salausavain johdetaan käyttäjäkohtaisesti palvelimen salaisuudesta. Lisäksi Google Firestore salaa kaiken datan levossa (at rest).
  • Tiedot ovat vain käyttäjän itsensä ja hänen mahdollisesti kutsumiensa osallistujien luettavissa (Firestore-suojaussäännöt). Osallistuja näkee perukirjan kokonaisuudessaan, myös kaikki siihen merkityt tunnukset, kuten osakkaiden, lesken ja testamentin saajien henkilötunnukset – toisin kuin salasanasuojatun jakolinkin katsoja, jolle henkilötunnukset näytetään osittain peitettyinä.
  • Jotta tallennus toimii myös ilman verkkoyhteyttä, selain pitää perukirjan tiedoista paikallista välimuistia laitteen tallennustilassa (IndexedDB). Henkilötunnuskentät ovat välimuistissa salattuina. Välimuisti ei tyhjene uloskirjautumisessa – jaetulla laitteella sen voi tyhjentää selaimen sivustotiedoista.
  • Lisäksi avoinna olevan lomakkeen tila (mukaan lukien henkilötunnukset siinä muodossa kuin ne lomakkeella näkyvät) säilyy selaimen paikallisessa tallennustilassa (localStorage), jotta työ jatkuu sivun päivityksen jälkeen. Tämä tallenne poistetaan uloskirjautumisen ja tilin poiston yhteydessä. Jaetulla laitteella suosittelemme kirjautumaan ulos käytön jälkeen.
  • Käyttäjä voi viedä tietonsa ja poistaa tilinsä (ks. kohta 9).

4 a. Kutsu perunkirjoitustilaisuuteen

Perukirjan tekijä voi lähettää kutsun perunkirjoitustilaisuuteen palvelun kautta. Hän kirjoittaa vastaanottajan nimen ja sähköpostiosoitteen ja lähettää kutsun itse. Viestissä on vainajan nimi, tilaisuuden aika ja paikka sekä lähettäjän nimi. Vastaukset menevät lähettäjän sähköpostiin.

Tarkoitus ja peruste: perunkirjoituksen ajasta ja paikasta on annettava tieto hyvissä ajoin osakkaille, leskelle ja tietyissä tilanteissa toissijaisille perillisille tai testamentinsaajille (perintökaaren 20 luvun 2 §). Käsittely perustuu oikeutettuun etuun (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohta). Kutsun lähettäjä tarvitsee keinon kertoa tilaisuudesta ja näyttää myöhemmin, milloin ja miten tieto annettiin.

Käsiteltävät tiedot: vastaanottajan nimi ja sähköpostiosoite lähetyshetkellä. Perukirjan tietoihin tallennetaan vastaanottajan nimi, osoite peitettynä (esimerkiksi m•••@gmail.com), lähetysaika, kutsun lähettäjä ja sähköpostipalvelun viestitunniste. Täyttä osoitetta ei tallenneta. Tiedot näkevät perukirjan jäsenet.

Vastaanottajat ja säilytys: viestin välittää Lettermint (kohta 7). Tiedot säilytetään perukirjan mukana, ja ne poistetaan, kun perukirja poistetaan (kohta 9). Jos kutsun lähettäjä poistaa tilinsä, kutsun tiedot jäävät perukirjaan ilman lähettäjän tunnistetta.

Vastaanottaja saa nämä tiedot myös itse viestissä. Hän voi vastustaa käsittelyä tai pyytää tietojen poistamista kirjoittamalla osoitteeseen info@pesäkirja.fi (kohta 10). Palvelu ei lähetä hänelle muita viestejä kutsun perusteella.

4 b. Yhteydenotot

Kysy meiltä -lomake. Lomakkeen jokaisessa vaiheessa voit lähettää meille kysymyksen. Tallennamme kysymyksesi, sen lähetysajan ja lomakkeen kohdan, josta lähetit sen. Kun vastaamme, tallennamme vastauksemme ja sen lähetysajan sekä osoitteen, johon vastaus lähetettiin. Merkitsemme samalla kysymyksen aiheen yhteenvetolukuja varten. Jos olet kirjautunut, kysymys liitetään käyttäjätunnukseesi, ja vastaus lähetetään tilisi sähköpostiosoitteeseen. Jos et ole kirjautunut, tallennamme antamasi sähköpostiosoitteen. Osoite on pakollinen, koska vastaus lähetetään vain sähköpostiin. Henkilötunnuksen, sähköpostiosoitteen ja puhelinnumeron muotoiset merkkijonot poistetaan kysymyksestä ennen tallennusta. Lomakkeella ei voi lähettää liitteitä.

Viestit. Kun saamme kysymyksesi, lähetämme vahvistuksen, jossa kysymystäsi ei toisteta. Samaan osoitteeseen lähtee enintään yksi vahvistus vuorokaudessa. Vastausviestissä lainaamme kysymyksesi, jotta näet, mihin vastaamme.

Muiden henkilöiden ja terveyttä koskevat tiedot. Jos kirjoitat kysymykseen toisen henkilön tietoja, myös ne tallentuvat. Älä kirjoita kysymykseen terveyttä koskevia tietoja, sillä emme tarvitse niitä vastataksemme. Jos kysymyksessä on silti terveyttä koskevia tai muita yhtä arkaluonteisia tietoja, poistamme ne kysymyksestä ennen kuin vastaamme.

Väärinkäytön esto. Väärinkäytön estämiseksi tallennamme laskureita, joiden tunniste on muodostettu sähköpostiosoitteestasi tai käyttäjätunnuksestasi. Laskureissa ei ole osoitettasi eikä käyttäjätunnustasi.

Peruste. Jos olet kirjautunut, kysymykseesi vastaaminen on osa palvelusopimusta (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b alakohta). Jos et ole kirjautunut, vastaaminen on toimenpide, jota itse pyydät ennen mahdollista sopimusta (sama alakohta). Laskurien peruste on oikeutettu etu (f alakohta): estämme lomakkeen väärinkäytön.

Kuka näkee. Kysymyksen ja vastauksen näkee vain palvelun ylläpitäjä. Kysymyksen tekstiä ei käytetä muuhun kuin vastaamiseen. Kysymysten määristä ja aiheista lasketaan yhteenvetolukuja palvelun kehittämiseksi (kohta 9 a). Viestit välittää Lettermint (kohta 7).

Säilytys. Kysymys ja vastaus säilytetään 24 kuukautta kysymyksen lähettämisestä, minkä jälkeen ne poistetaan automaattisesti. Jos olet kirjautunut, ne poistuvat aiemmin, kun poistat tilisi. Jos lähetit kysymyksen kirjautumatta, voit pyytää sen poistamista tai saada sen ja vastauksemme osoitteesta info@pesäkirja.fi. Lähetämme ne siihen osoitteeseen, josta kysymys lähetettiin. Laskurit poistuvat automaattisesti viimeistään kahden vuorokauden kuluttua.

Sähköposti meille. Jos kirjoitat osoitteeseen info@pesäkirja.fi tai vastaat palvelun lähettämään viestiin, viestisi ja sähköpostiosoitteesi tallentuvat sähköpostiimme, jota ylläpitää Microsoft (kohta 7). Käytämme niitä viestiisi vastaamiseen. Jos viestisi koskee palvelun käyttöä, peruste on sama kuin lomakkeen kysymyksessä. Jos se koskee tietosuojaoikeuksiasi, peruste on lakisääteinen velvoite (c alakohta). Muussa tapauksessa peruste on oikeutettu etumme vastata meille lähetettyihin viesteihin (f alakohta). Säilytämme viestit ja vastauksemme 24 kuukautta siitä, kun viesti saapui tai lähetettiin, minkä jälkeen ne poistetaan. Maksua tai sen palautusta koskevat viestit ovat liiketapahtumia koskevaa kirjeenvaihtoa, joka on kirjanpitolain mukaan säilytettävä vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt (kohta 9). Siksi tallennamme ne ja vastauksemme niihin kirjanpitoaineistoomme, jossa ne säilytetään tämän ajan. Sähköpostiimme tulee myös kopio peruuttamisilmoituksesta, jonka teet palvelussa. Se tallennetaan kirjanpitoaineistoon samalla tavalla. Tilin poisto ei poista sähköpostiviestejä.

5. Dokumenttien automaattinen analysointi

Kirjautunut käyttäjä voi ladata dokumentteja automaattista analysointia varten. Dokumenttien sisältö lähetetään palvelimemme kautta Googlen Gemini-palveluun tietojen poimimiseksi. Tällöin:

  • Käyttäjältä pyydetään erillinen suostumus ennen dokumentin lähettämistä Gemini-palveluun. Käyttäjä voi kieltäytyä ja syöttää tiedot manuaalisesti.
  • Suostumuksen kirjaus ja peruuttaminen: kun annat suostumuksen, tallennamme ajankohdan ja tiedon siitä, minkä tekstin hyväksyit. Kun peruutat suostumuksen, tallennamme peruutuksen ajankohdan. Säilytysaika kerrotaan kohdassa 9. Voit peruuttaa suostumuksen milloin tahansa kirjautuneena Asetukset-sivun kohdasta ”Peruuta suostumus analysointiin”. Asetukset-sivu avautuu käyttäjävalikosta. Sen jälkeen dokumentteja tai niistä poimittuja tietoja ei lähetetä analysoitavaksi, ennen kuin annat uuden suostumuksen. Peruutus ei vaikuta ennen sitä tehdyn käsittelyn lainmukaisuuteen. Se ei myöskään poista perukirjaan jo poimittuja tietoja eikä dokumenttien analyysituloksia, koska ne ovat osa perukirjaa (kohta 3).
  • Dokumentit lähetetään sellaisinaan, eikä niissä olevia henkilötunnuksia peitetä. Palvelu ottaa analysoitavaksi vastaan vain PDF- ja kuvatiedostoja.
  • Dokumenttien sisältö lähetetään Googlen palvelimille analysoitavaksi. Kun dokumenteista on poimittu useita eriä, myös erät ja tiedostojen nimet lähetetään, jotta saman laskun kopiot voidaan tunnistaa.
  • Google toimii tässä henkilötietojen käsittelijänä (tietosuoja-asetuksen 28 artikla) ja käsittelee tietoja käsittelijäehtojensa ja Gemini API -palveluehtojen mukaisesti. Googlen ehtojen mukaan se ei käytä lähetettyjä tietoja tuotteidensa kehittämiseen.
  • Googlen ehtojen mukaan se säilyttää lähetetyt tiedot ja analyysin tulokset 55 vuorokautta. Säilytyksen tarkoitus on havaita ja estää palvelun väärinkäyttö sekä tehdä lain edellyttämät luovutukset. Jos Googlen valvonta merkitsee sisällön mahdolliseksi väärinkäytöksi, Googlen valtuutetut työntekijät voivat tarkastaa sen. Tätä varten tallennettuja tietoja Google ei käytä muiden kuin valvonnassa käytettävien mallien kouluttamiseen.
  • Dokumentit lähetetään analysoitavaksi palvelimemme kautta (Cloud Function), eivät suoraan selaimesta Googlelle. API-avain ei koskaan päädy käyttäjän selaimeen.
  • Analysointi vaatii kirjautumisen. Kirjautumattomat käyttäjät eivät voi lähettää dokumentteja analysoitavaksi.
  • Käyttäjä voi aina valita, ettei lataa dokumentteja analysoitavaksi, ja syöttää tiedot manuaalisesti.

6. Evästeet ja muu tallennus selaimessa

Palvelu ei käytä analytiikka-, mainonta- eikä muita seurantaevästeitä, eikä se lataa kolmansien osapuolten seurantaskriptejä. Siksi sivustolla ei ole evästebanneria, eikä evästeisiin pyydetä suostumusta.

Selaimeesi tallennetaan vain tietoja, jotka palvelu tarvitsee toimiakseen:

  • Kirjautuminen: Firebase Authentication tallentaa kirjautuneen käyttäjän istuntotiedot selaimen tallennustilaan (IndexedDB). Firebase-kirjasto tallentaa sinne myös teknisen merkinnän kirjaston versiosta ja käyttöpäivästä. Näitä tietoja ei käytetä seurantaan.
  • Lomakkeen tiedot: lomakkeelle syötetyt tiedot ja avoinna olevan lomakkeen tila säilyvät selaimen tallennustilassa (localStorage ja sessionStorage) niin kuin kohdassa 4 kerrotaan.
  • Lomakkeen ilmoitukset: ilman kirjautumista selaimeen voi tallentua kolme merkintää, joissa ei ole nimeä, tunnistetta eikä aikaa. Ne kertovat, että olet valinnut, ettei tilin luomisesta muistuteta uudelleen, että olet sulkenut saldotodistuksia koskevan ilmoituksen tai että palvelu on poistanut keskeneräisen työn, jota ei ollut muokattu 30 päivään. Poistosta kerromme sinulle kerran, ja sen merkintä poistuu, kun ilmoitus on näytetty. Kaikki merkinnät poistuvat, kun tyhjennät tiedot poistumisvahvistuksen kautta tai tyhjennät selaimen sivustotiedot. Merkintöjä ei lähetetä palvelimelle.
  • Maksu ja Google-kirjautuminen: maksu tehdään Stripen omalla sivulla, jolla Stripe käsittelee tietoja omien ehtojensa mukaisesti. Jos valitset kirjautumisen Google-tunnuksella, Googlen kirjautumispalvelu ladataan vasta silloin, kun avaat kirjautumisikkunan. Googlen kirjasto tallentaa silloin sivustolle oman evästeensä g_state, jolla se muistaa kirjautumisen tilan (voimassa noin 180 päivää). Google käsittelee tietoja omien ehtojensa mukaisesti.

Sivupyyntöjen tilastot. Sivusto välitetään selaimeesi Cloudflaren kautta. Cloudflare kirjaa sivupyynnöistä teknisiä tietoja: ajankohdan, IP-osoitteen, maan, selaimen tiedot ja pyydetyn sivun. Tiedot säilyvät Cloudflarella 31 vuorokautta. Laskemme niistä yhteenvetolukuja palvelun kehittämiseksi, esimerkiksi kävijöiden määrän päivässä ja sen, kuinka moni sivun hakijoista on automaattinen ohjelma eikä ihminen. Saman IP-osoitteen saman päivän pyynnöt lasketaan yhdeksi kävijäksi. Ennen palvelun päivittämistä tarkistamme myös, onko lomaketta avattu viime tunteina, jottei päivitys keskeytä kenenkään työtä. Emme tallenna IP-osoitteita itse, emmekä yhdistä käyntejä eri päiviltä toisiinsa. Käsittelyn peruste on oikeutettu etu (artikla 6(1)(f)).

Palvelussa oli aiemmin evästebanneri ja Google Analytics -mittaus. Ne on poistettu käytöstä. Banneria varten tallennetut suostumuksen lokimerkinnät (tehdyt valinnat, aikaleima, suostumustekstin versio, käyttöliittymän kieli ja IP-osoitteesta laskettu yksisuuntainen tunniste, ei IP-osoitetta itsessään) poistetaan automaattisesti 24 kuukauden kuluttua tallennuksesta. Uusia merkintöjä ei synny. Jos olet aiemmin hyväksynyt analytiikkaevästeet, selaimeesi voi olla jäänyt Googlen _ga-alkuisia evästeitä ja palvelun oma suostumusmerkintä (kc_consent). Palvelu ei enää lue eikä päivitä niitä, ja voit poistaa ne selaimen sivustotiedoista.

7. Palveluntarjoajat ja tietojen siirto

Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille markkinointitarkoituksiin. Palvelussa käytetään seuraavia ulkopuolisia palveluja:

  • Google Firebase (Authentication, Firestore) – käyttäjätilin hallinta ja tietojen tallennus. Perukirjojen tietokanta sijaitsee EU:n alueella; kirjautumispalvelu (Firebase Authentication) käsittelee tietoja Yhdysvalloissa.
  • Google Gemini – dokumenttien automaattinen analysointi (käyttäjän suostumuksella). Google toimii tältä osin henkilötietojen käsittelijänä (ks. kohta 5). Google voi käsitellä ja tallentaa tietoja missä tahansa maassa, jossa sillä tai sen alihankkijoilla on toimipaikkoja. Siirto Yhdysvaltoihin perustuu EU:n ja Yhdysvaltojen tietosuojakehykseen, jonka tietosuojan tason Euroopan komissio on todennut riittäväksi. Muihin maihin, joiden tietosuojan tasoa ei ole todettu riittäväksi, siirto perustuu komission vakiosopimuslausekkeisiin.
  • Stripe – maksunvälitys. Stripe käsittelee maksutiedot omien palveluehtojen mukaisesti ja lähettää maksukuitin sähköpostitse. Jos maksat Apple Paylla, Klarnalla tai Stripen Link-palveluun tallennetulla kortilla, myös nämä palvelut käsittelevät maksun tiedot omien ehtojensa mukaisesti. Pesäkirja.fi ei tallenna luottokorttitietoja.
  • Lettermint (Lettermint B.V., Alankomaat) – palvelun sähköpostien tekninen välitys: lakisääteinen maksuvahvistus (kuluttajansuojalaki 6 luku 13 §), kutsut perukirjan tekoon, viesti ensimmäisen perukirjan tallennuksen jälkeen, palvelun lähettämät muistutukset, palvelun kautta lähetetyt kutsut perunkirjoitustilaisuuteen, salasanan asettamisviesti, vahvistus peruuttamisilmoituksen vastaanottamisesta, vahvistus kysymyksesi vastaanottamisesta ja vastauksemme kysymykseesi. Viestien välittämiseksi käsitellään vastaanottajan sähköpostiosoite ja viestin sisältö (kutsuissa myös vainajan nimi, vastauksessa myös kysymyksesi). Lettermint käsittelee viestit EU:n alueella. Viestit ja vastaanottajien osoitteet säilyvät siellä enintään 28 päivää, ja tieto viestin perillemenosta säilyy tilastoissa ilman sähköpostiosoitetta enintään 90 päivää. Jos viesti ei mene pysyvästi perille, esimerkiksi koska osoitetta ei ole, osoite jää Lettermintin estolistaan, jottei siihen lähetetä uudelleen. Poistamme tällaisen osoitteen listalta viimeistään 12 kuukauden kuluttua palautuksesta tai jo aiemmin, jos kerrot meille, että osoite toimii taas. Jos olet merkinnyt viestimme roskapostiksi, osoitteesi jää estolistaan, kunnes pyydät meitä taas lähettämään sinulle viestejä. Merkintä on pyyntö olla lähettämättä, ja noudatamme sitä. Niin kauan kuin osoite on estolistalla, emme voi lähettää siihen mitään viestiä. Se koskee myös maksuvahvistusta ja salasanan asettamisviestiä. Voit pyytää osoitteen poistamista listalta osoitteesta info@pesäkirja.fi, ja pyydämme silloin Lettermintia poistamaan merkinnän. Estolistan peruste on oikeutettu etu (artikla 6(1)(f)): emme lähetä viestejä osoitteeseen, joka ei toimi tai jonka haltija ei halua niitä.
  • Microsoft (Microsoft 365) – sähköpostimme info@pesäkirja.fi. Sinne tulevat viestit, jotka kirjoitat meille tai joilla vastaat palvelun lähettämiin viesteihin, vastauksemme niihin sekä kopio palvelussa tekemästäsi peruuttamisilmoituksesta (kohta 4 b). Microsoft toimii henkilötietojen käsittelijänä. Postilaatikon tiedot säilytetään EU:n alueella. Microsoft voi siirtää tietoja Yhdysvaltoihin. Siirto perustuu EU:n ja Yhdysvaltojen tietosuojakehykseen ja toissijaisesti komission vakiosopimuslausekkeisiin.
  • Cloudflare – sivuston jakelu (CDN) ja sivupyyntöjen tilastot (kohta 6).

Kaikkien henkilötietojen käsittelijöiden kanssa on solmittu EU:n tietosuoja-asetuksen artiklan 28 mukainen henkilötietojen käsittelysopimus (DPA).

Tietojen siirto EU:n/ETA:n ulkopuolelle: Muut Googlen palvelut siirtävät tietoja samoin perustein kuin Gemini. Stripe voi siirtää tietoja EU:n ulkopuolelle, ja sen siirroissa käytetään EU:n komission hyväksymiä Standard Contractual Clauses (SCC) -mallilausekkeita. Cloudflare voi siirtää tietoja Yhdysvaltoihin. Siirto perustuu EU:n ja Yhdysvaltojen tietosuojakehykseen ja toissijaisesti komission vakiosopimuslausekkeisiin. Perukirjojen tietokanta sijaitsee EU:n alueella (europe-north1), palvelimella suoritettavat toiminnot EU:n alueella (europe-west1) ja käyttöloki EU:n alueella (europe-north1). Palvelun lähettämät sähköpostit käsitellään EU:n alueella.

8. Perukirjan jakaminen

Vain perukirjan aloittanut käyttäjä voi jakaa perukirjan luettavaksi pesän osakkaille salasanasuojatun jakolinkin kautta. Jakamisessa käsitellään henkilötietoja seuraavasti:

  • Jaettavat tiedot: Perukirjan tiedot lukuun ottamatta ladattuja dokumentteja, liiteluetteloa, palautetta ja täyttäjän omia merkintöjä, kuten jälkitoimenpidelistaa. Jälkitoimenpiteistä katsoja näkee vain, onko perukirja merkitty Verohallinnolle annetuksi ja minä päivänä. Jakonäkymä näyttää perukirjan keskeiset tiedot, mutta katsojan selaimeen siirtyvät myös muut tiedot, esimerkiksi osoitteet, testamentin saajien tiedot ja osakkaiden edustajat, koska muutosten vertailu käyttää niitä. Henkilötunnuskentät peitetään kuten alla. Muihin kenttiin, esimerkiksi Lisätietoihin, kirjoitettua tekstiä ei peitetä.
  • Henkilötunnusten maskaus: Henkilötunnukset näytetään jakolinkin kautta osittain peitettyinä muodossa "PPKKVV-****" – syntymäaika näkyy, mutta yksilöivä tunnisteosa on piilotettu. Yhteisön Y-tunnuksesta näkyvät seitsemän ensimmäistä numeroa, ja viimeinen numero on peitetty.
  • Salasanasuojaus: Jakolinkki on suojattu salasanalla. Salasana tallennetaan palvelimelle bcrypt-tiivisteenä (10 kierrosta) – selväkielistä salasanaa ei tallenneta.
  • Brute force -suojaus: Jakolinkki lukittuu automaattisesti 10 virheellisen salasanayrityksen jälkeen.
  • Voimassaolo: Jakolinkki vanhenee käyttäjän valitseman ajan kuluttua (7–60 päivää). Käyttäjä voi peruuttaa jaon milloin tahansa.
  • Käsittelyn peruste: Käyttäjä päättää itse jaon tekemisestä. Pesän osakkaat ovat perukirjan osapuolia, joilla on oikeutettu etu tietojen saamiseen.
  • Käyttölokit: Jaoista tallennetaan katselukertojen määrä ja virheellisten salasanayritysten lukumäärä. Katsojan IP-osoite ja selaimen tiedot voivat tallentua palvelimen tekniseen pyyntölokiin 30 vuorokaudeksi teknisten virheiden selvittämistä varten; muita katsojan tietoja ei tallenneta.

Jakolinkin tiedot poistetaan, kun käyttäjä poistaa tilinsä. Kun jako peruutetaan tai se vanhenee, linkki lakkaa toimimasta välittömästi eikä perukirjaa voi enää avata sillä, mutta jakotietue (salasanan tiiviste, voimassaoloaika ja avausten lukumäärä) säilyy siihen asti.

9. Tietojen säilytysaika

Ilman kirjautumista: Tiedot käsitellään käyttäjän selaimessa ja säilyvät laitteen paikallisessa tallennustilassa enintään 30 päivää viimeisimmästä muokkauksesta. Yli 30 päivää vanhat tiedot poistetaan, kun palvelu seuraavan kerran avataan samalla selaimella. Ne poistuvat myös, jos selaimen tiedot tyhjennetään, jos selain poistaa ne itse tai käyttäjä poistaa ne itse lomakkeen poistumisvahvistuksen kautta.

Kirjautuneena: Tiedot säilytetään Firebase Firestore -tietokannassa. Maksettu perukirja poistetaan 36 kuukauden kuluttua siitä, kun olet viimeksi kirjautunut, muokannut perukirjaa tai ladannut asiakirjan, jollei säilytystä ole sitä ennen jatkettu. Ennen poistoa saat kaksi muistutusta sähköpostitse: 60 vuorokautta ja 14 vuorokautta ennen. Muistutuksessa on linkki, jolla säilytystä jatketaan yhdellä klikkauksella uudella 36 kuukauden jaksolla, sekä linkki asiakirjan lataamiseen. Keskeneräinen perukirja, josta ei ole maksettu, poistetaan 12 kuukauden kuluttua viimeisestä kirjautumisesta tai muokkauksesta, ja siitä lähetetään yksi muistutus 30 vuorokautta ennen poistoa. Perukirjaa, jonka olet merkinnyt Verohallinnolle annetuksi, ei poisteta automaattisesti: se säilyy, kunnes poistat sen tai tilisi.

Perukirjan ja tilin poistaminen: Käyttäjä voi poistaa aloittamiaan perukirjoja Omat perukirjat -sivulla ja koko tilinsä Asetukset-sivun Tietosuoja-kohdasta (”Poista tilini ja kaikki tietoni”). Jos käyttäjän aloittamassa perukirjassa on muita osallistujia, tilin voi poistaa vasta, kun perukirja on poistettu tai muita osallistujia ei siinä enää ole. Muuten tilin poisto poistaisi perukirjan myös heiltä. Maksetusta perukirjasta osallistujan voi poistaa vain asiakaspalvelu, mutta osallistuja voi poistua siitä itse. Tilin poistoa voi aina pyytää myös osoitteesta info@pesäkirja.fi.

Tilin poiston jälkeen: Käyttäjätili, käyttäjän aloittamat perukirjat ja muut häntä koskevat tiedot poistetaan välittömästi ja pysyvästi palvelun käytössä olevasta tietokannasta. Poikkeuksia on kuusi. Tekniset lokimerkinnät poistuvat automaattisesti viimeistään 12 kuukauden kuluttua (kohta 9 a). Maksutapahtuman kirjanpitotiedot säilyvät kirjanpidossa alla kerrotun ajan. Palautevastaukset säilyvät alla kerrotun ajan, koska niihin ei tallenneta tietoa vastaajan tilistä. Kysymykset, jotka lähetit kirjautumatta, ja viestit, jotka lähetit osoitteeseen info@pesäkirja.fi, säilyvät kohdassa 4 b kerrotun ajan. Osoitteesi voi myös jäädä sähköpostien estolistaan kohdassa 7 kerrotulla tavalla. Perukirja, johon joku muu on kutsunut käyttäjän, säilyy muilla osallistujilla. Käyttäjän nimi ja sähköpostiosoite poistetaan sen osallistujatiedoista ja hänen lataamiensa liitteiden tiedoista. Perukirjan sisältö kuitenkin säilyy, koska perukirja on pesän yhteinen asiakirja. Siihen jäävät myös käyttäjän itse kirjoittamat tiedot ja häntä koskevat merkinnät, kuten tiedot hänestä osakkaana.

Kutsut perukirjan tekoon: kutsun tiedot (kohta 2) säilytetään, kunnes perukirja poistetaan, vaikka kutsu olisi vanhentunut tai peruutettu. Jos kutsuttu poistaa tilinsä, hänen osoitteeseensa lähetetyt ja hänen hyväksymänsä kutsut poistetaan samalla.

Maksutapahtuman kirjanpitotiedot: jos olet maksanut palvelusta, maksusta jää kirjanpitoaineistoon merkintä: maksupäivä, summa, arvonlisävero ja maksunvälittäjän tapahtumatunnus. Kirjanpitoaineistoon tallennetaan myös maksua tai sen palautusta koskevat sähköpostiviestit ja peruuttamisilmoitukset (kohta 4 b). Nämä tiedot ovat kirjanpidossamme ja maksutiedot myös Stripellä, eivät palvelun tietokannassa, eivätkä ne poistu tilin poistossa. Kirjanpitolain (1336/1997) 2 luvun 10 §:n 2 momentin mukaan tilikauden tositteet on säilytettävä vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt. Käsittely perustuu tältä osin lakisääteiseen velvoitteeseen (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c alakohta), eikä näitä tietoja voi poistaa pyynnöstä (17 artiklan 3 kohdan b alakohta). Perukirjan sisältöä ei säilytetä kirjanpitoa varten.

Palautevastaukset: säilytetään 24 kuukautta vastaamisesta, minkä jälkeen ne poistetaan automaattisesti. Jos olet antanut luvan lainata vastaustasi palvelun sivuilla ja lainaus julkaistaan, säilytämme lainatun tekstin ja lupatiedon niin kauan kuin lainaus on julkaistuna.

Kysymykset ja muut yhteydenotot: säilytysajat kerrotaan kohdassa 4 b.

Viestien tila: tieto ensimmäisen perukirjan viestin lähettämisestä säilytetään, kunnes poistat tilisi. Perukirjakohtaiset tiedot lähetetyistä ja lopetetuista muistutuksista poistuvat perukirjan mukana.

Suostumus dokumenttien analysointiin: kirjaus annetusta ja peruutetusta suostumuksesta säilytetään kolme vuotta kirjauksesta. Näin voimme osoittaa suostumuksen myös mahdollisen riidan varalta. Kirjaus poistetaan aiemmin, jos poistat tilisi. Google säilyttää analysoitavaksi lähetetyt tiedot ja analyysin tulokset ehtojensa mukaan 55 vuorokautta (kohta 5). Suostumuksen peruutus tai tilin poisto ei itsestään lyhennä tätä aikaa. Voit pyytää meitä välittämään Googlelle pyynnön tietojen poistamisesta aiemmin: kirjoita osoitteeseen info@pesäkirja.fi.

Muistutusvalinta: kirjaus valinnastasi ja sen muutoksista sekä tieto siitä, milloin muistutuskysymys näytettiin sinulle, säilytetään, kunnes poistat tilisi. Tietoja tarvitaan niin kauan kuin tilisi on olemassa, koska niiden perusteella emme lähetä muistutuksia, jos olet kieltänyt ne, emme kysy samaa uudelleen ja voimme osoittaa, että olet valinnut muistutukset.

Pyyntö saada perukirja käyttöön heti maksun jälkeen: kirjaus säilyy perukirjan mukana ja poistuu, kun perukirja poistetaan. Jos poistat tilisi tai poistut perukirjasta, kirjauksesi poistetaan siitä. Poikkeus on maksuvahvistuksen toistama kirjaus, jos sinä maksoit perukirjan. Se jää perukirjaan niin kauan kuin perukirja säilyy muilla osallistujilla, koska sillä osoitetaan, millä ehdoilla perukirja maksettiin (tietosuoja-asetuksen 17 artiklan 3 kohdan e alakohta). Kirjauksessa ei ole nimeäsi eikä sähköpostiosoitettasi.

Varmuuskopiot: Tietokannasta otetaan automaattinen varmuuskopio kerran vuorokaudessa, ja varmuuskopiot säilytetään enintään 7 vuorokautta. Niitä käytetään ainoastaan tietojen palauttamiseen teknisen häiriön tai virheen jälkeen, ei mihinkään muuhun tarkoitukseen. Poistetut tiedot poistuvat myös varmuuskopioista automaattisesti viimeistään 7 vuorokauden kuluttua poistosta.

9 a. Tekniset lokitiedot

Palvelun tietoturvan varmistamiseksi tietokantapyynnöistä, palvelimelle tehdyistä kutsuista ja kirjautumisista tallentuu tekninen lokimerkintä. Merkintään tallentuu tapahtuman ajankohta ja tyyppi, kirjautuneen käyttäjän tunniste, sähköpostiosoite, IP-osoite ja selaintiedot sekä käsitellyn perukirjan tunniste, jos tapahtuma koskee yksittäistä perukirjaa. Perukirjan sisältö – nimet, henkilötunnukset, varat ja velat – ei tallennu lokiin. Jos olet antanut tilillesi nimen, myös se tallentuu merkintään.

Lokia käytetään tietoturvan varmistamiseen, luvattoman pääsyn havaitsemiseen ja teknisten virheiden selvittämiseen. Kun pyydät meiltä apua, katsomme lokista oman tilisi merkinnät pyyntösi selvittämiseksi. Ennen palvelun päivittämistä tarkistamme, onko palvelussa juuri silloin käyttäjiä, jottei päivitys keskeytä kenenkään työtä. Siihen käytetään vain käyttäjien lukumäärää, ei tietoa siitä, keitä he ovat. Lokista ja tallennetuista tiedoista lasketaan yhteenvetolukuja siitä, miten palvelua käytetään, palvelun kehittämiseksi ja käytön ennustamiseksi. Lukuja ei käytetä yksittäistä käyttäjää koskeviin toimiin. Lokia ei käytetä yksittäisen käyttäjän toiminnan seurantaan eikä markkinointiin. Käsittelyn peruste on oikeutettu etu (artikla 6(1)(f)), ja olemme punninneet etumme suhteessa oikeuksiisi kirjallisesti.

Merkinnät poistuvat automaattisesti viimeistään 12 kuukauden kuluttua, myös silloin kun tili on poistettu sitä ennen. Lokia säilytetään EU:n alueella. Merkinnät eivät näy palvelussa; saat omat merkintäsi pyynnöstä osoitteesta info@pesäkirja.fi.

10. Rekisteröidyn oikeudet

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisesti sinulla on oikeus:

  • Pääsy tietoihin – voit tarkastella omia tietojasi kirjautumalla palveluun. Oikeus kattaa myös tekniset lokimerkinnät (kohta 9 a), jotka eivät näy palvelussa; saat omat merkintäsi pyynnöstä.
  • Tietojen siirto – voit ladata kaikki tietosi JSON-tiedostona Asetukset-sivun ”Lataa tietoni (GDPR)” -toiminnolla. Jos lähetit kysymyksen kirjautumatta, saat sen ja vastauksemme pyynnöstä osoitteesta info@pesäkirja.fi. Lähetämme ne siihen osoitteeseen, josta kysymys lähetettiin.
  • Tietojen poistaminen – voit poistaa tilisi Asetukset-sivun ”Poista tilini ja kaikki tietoni” -toiminnolla tai pyytää poistoa osoitteesta info@pesäkirja.fi. Mitä poisto koskee ja mitkä tiedot säilyvät, kerrotaan kohdassa 9.
  • Pyytää tietojen oikaisua tai käsittelyn rajoittamista.
  • Vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä (ks. alla oleva laatikko).
  • Peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa (esim. dokumenttianalyysi, muistutus ennen tilaisuutta).
  • Tehdä valitus valvontaviranomaiselle (Tietosuojavaltuutetun toimisto, tietosuoja.fi).

Oikeus vastustaa käsittelyä (artikla 21)

Kun käsittely perustuu oikeutettuun etuun, voit henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella milloin tahansa vastustaa sitä. Ilmoita asiasta osoitteeseen info@pesäkirja.fi. Lopetamme käsittelyn, ellei sen jatkamiseen ole huomattavan tärkeää ja perusteltua syytä. Muistutusviestit voit lopettaa ilman perustetta jokaisessa viestissä olevasta linkistä. Jos lopetit ne vahingossa, voit perua lopetuksen samalla linkillä vuorokauden kuluessa. Muut tavat lopettaa muistutukset ja ottaa ne takaisin käyttöön kerrotaan kohdassa 3. Poikkeus on ilmoitus siitä, että perukirjan säilytysaika on päättymässä: ilman sitä tiedot poistuisivat varoittamatta. Sen viestin saat, kunnes poistat perukirjan itse.

Näin käytät oikeuksiasi:

  • Tietojen tarkastelu ja vienti: kirjaudu palveluun → käyttäjävalikko → Asetukset → Tietosuoja → ”Lataa tietoni (GDPR)”
  • Tietojen poistaminen: kirjaudu palveluun → käyttäjävalikko → Asetukset → Tietosuoja → ”Poista tilini ja kaikki tietoni”
  • Suostumuksen peruuttaminen (dokumenttien analysointi): kirjaudu palveluun → käyttäjävalikko → Asetukset → Tietosuoja → ”Peruuta suostumus analysointiin”
  • Muistutukset: jokaisessa muistutuksessa on linkki, josta voit lopettaa ne. Samalla linkillä voit perua lopetuksen vuorokauden kuluessa. Perukirjan antamista edeltävät muistutukset: kirjaudu palveluun → käyttäjävalikko → Asetukset → Muistutukset. Muistutukset perukirjan antamisen jälkeen: perukirjan yhteenveto → Perukirjan jälkeiset toimenpiteet.
  • Muut pyynnöt: lähetä sähköpostia osoitteeseen info@pesäkirja.fi. Vastaamme pyyntöösi 30 päivän kuluessa.

11. Tietoturvatoimenpiteet

Palvelussa on toteutettu seuraavat tietoturvatoimenpiteet:

  • HTTPS-salaus kaikessa tietoliikenteessä (HSTS käytössä).
  • Henkilötunnuskenttien salaus AES-256-GCM-algoritmilla ennen tallennusta tietokantaan. Salausavain on käyttäjäkohtainen.
  • Pääsynhallinta – Firestore-suojaussäännöt varmistavat, että perukirjan tiedot ovat vain käyttäjän itsensä ja hänen kutsumiensa osallistujien luettavissa (ks. kohta 4). Jakolinkistä kerrotaan kohdassa 8.
  • Selainsuojaukset – sivusto asettaa selaimelle turvaotsakkeet, jotka rajaavat sen, mistä sisältöä saa ladata ja mihin sivun saa upottaa.
  • Salasanojen suojaus – salasanoja ei tallenneta selväkielisinä, vaan Firebase Authentication säilyttää niistä yksisuuntaisen tiivisteen.
  • Maksutiedot – luottokorttitietoja ei tallenneta Pesäkirja.fi:hin.

12. Muutokset tietosuojaselosteeseen

Pidätämme oikeuden päivittää tätä tietosuojaselostetta. Merkittävistä muutoksista ilmoitetaan Palvelun verkkosivuilla. Suosittelemme tarkistamaan tämän selosteen säännöllisesti.

13. Yhteystiedot

Tietosuojaa koskevissa kysymyksissä ota yhteyttä:
Koodisto Digital (2829298-1)
Sähköposti: info@pesäkirja.fi