Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Koodisto Digital (y-tunnus: 2829298-1)
Viertolantie 2, 00730 Helsinki
Sähköposti: info@pesäkirja.fi

2. Käsiteltävät henkilötiedot

Palvelussa käsitellään seuraavia henkilötietoja:

• Vainajan tiedot: nimi, henkilötunnus, kuolinpäivä, osoite, kotipaikka, siviilisääty, seurakunta.
• Osakkaiden tiedot: nimi, henkilötunnus, osoite, suhde vainajaan.
• Uskottujen miesten tiedot: nimi, henkilötunnus.
• Puolisoiden ja lesken tiedot: nimi, henkilötunnus (avioliittotiedoissa ja lesken tiedoissa).
• Taloudelliset tiedot: varat, velat, hautajaiskulut ja muut kulut.
• Ladatut dokumentit: saldotodistukset, laskut, virkatodistukset, testamentit ja muut liitetiedostot. Tiedoston sisältö säilytetään selaimesi omassa tallennustilassa (IndexedDB) sillä laitteella, jolla lataus tehtiin; palvelimelle tallennetaan tiedoston nimi, tyyppi, tiiviste ja analyysin tulos. Selaimen tallennustila ei tyhjene tilin poistossa – voit tyhjentää sen selaimesi omista asetuksista.
• Käyttäjätilin tiedot: sähköpostiosoite, nimi jos olet antanut sen, ja käyttämästäsi kirjautumistavasta riippuen joko salattu salasana tai tieto siitä, että kirjaudut Google-tilillä. Jos kirjaudut Google-tilillä, Google välittää meille sähköpostiosoitteesi ja Google-tilillesi asettamasi nimen, ja voit valita kumpaa nimeä palvelussa käytetään. Google Ireland Limited on tällöin oma rekisterinpitäjänsä siltä osin kuin se käsittelee tietoja omaa kirjautumispalveluaan varten.
• Aloitussivu: perukirjaan tallennetaan sen sivustomme sivun nimi, jolta perukirjan laadinta aloitettiin (esimerkiksi "perukirja-malli"). Tietoa käytetään vain palvelun kehittämiseen. Se on sivun nimi, ei hakusana eikä ulkopuolinen osoite, eikä sitä tallenneta laitteellesi.
• Palautelomakkeen vastaukset: perukirjan lataamisen jälkeen voit halutessasi vastata palautekyselyyn, ja voit antaa palautetta myös kesken täyttämisen. Vastauksesta tallennetaan arviosi täyttämisen helppoudesta, vapaa tekstivastauksesi, vastauksesi kysymyksiin vaihtoehdosta, maksamista edeltäneistä kysymyksistä ja siitä miten löysit palvelun, tieto siitä salliiko vastauksesi lainaamisen ja lupatekstin versio, tieto siitä vastasitko perukirjan lataamisen jälkeen vai kesken täyttämisen, vastausviikko, vastauksen vanhenemispäivä ja kysymysten versionumero. Vastaukseen ei tallenneta nimeäsi, sähköpostiosoitettasi, käyttäjätunnustasi, perukirjan tunnistetta eikä IP-osoitettasi. Emme silti esitä vastausta anonyyminä: koska tiedämme, milloin kukin perukirja on ladattu, vastaus on periaatteessa yhdistettävissä sinuun, ja käsittelemme sitä siksi henkilötietona. Vastaaminen on vapaaehtoista eikä vaikuta palvelun käyttöön. Älä kirjoita avoimeen kenttään henkilöiden nimiä tai yhteystietoja. Henkilötunnuksen ja sähköpostiosoitteen muotoiset merkkijonot sekä tavallisimmat puhelinnumeron muodot poistetaan automaattisesti ennen tallennusta, ja jos vastaukseen on kirjoitettu nimiä, poistamme ne, kun vastaukset luetaan.

Pakolliset kentät on merkitty lomakkeessa (*). Perukirjan laadinnan kannalta välttämättömiä ovat vainajan nimi, henkilötunnus, kuolinpäivä ja kotipaikka. Muut tiedot ovat vapaaehtoisia mutta suositeltavia täydellisen perukirjan laatimiseksi. Dokumenttien lataaminen automaattista analysointia varten on täysin vapaaehtoista.

2 a. Jos sinut on merkitty perukirjaan osakkaana

Jos sinut on merkitty perukirjaan osakkaana etkä ole itse palvelun käyttäjä, olet silti rekisteröity ja tämä seloste koskee myös sinua. Tietoja ei ole saatu sinulta. Ne on syöttänyt palveluun pesän osakas tai pesän ilmoittaja, joka laatii perukirjaa. Tallennetut tiedot ovat nimesi, henkilötunnuksesi tai syntymäaikasi, osoitteesi, suhteesi vainajaan ja tieto siitä, jos olet luopunut perinnöstä. Tietoja käsitellään vain perukirjan laatimiseksi. Käsittely perustuu oikeutettuun etuun (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohta): perukirjan laatijalla on lakiin perustuva velvollisuus merkitä osakkaat perukirjaan, ja palvelun tehtävä on tuottaa asiakirja hänelle. Henkilötunnus säilytetään salattuna (kohta 4). Säilytysajat kerrotaan kohdassa 9 ja tietojen vastaanottajat kohdassa 7.

Emme lähetä sinulle viestejä sen perusteella, että sinut on merkitty perukirjaan. Sähköpostiosoitteesi tallennetaan vain, jos sinut on erikseen kutsuttu mukaan perukirjan tekoon.

Sinulla on samat oikeudet kuin muillakin rekisteröidyillä (kohta 10 – sinun tapauksessasi sähköpostitse, koska sinulla ei ole käyttäjätiliä): voit pyytää nähtäväksesi sinusta tallennetut tiedot, pyytää niiden oikaisua tai poistamista, pyytää käsittelyn rajoittamista, vastustaa käsittelyä, pyytää tietojen siirtoa ja tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistolle (tietosuoja.fi). Kerromme vastauksessa, miltä osin pyyntö voidaan toteuttaa: perukirjan sisällöstä vastaa sen laatija, ja perukirjassa on mainittava osakkaiden nimet ja kotipaikat (perintökaaren 20 luvun 3 §). Ota yhteyttä osoitteeseen info@pesäkirja.fi.

3. Käsittelyn tarkoitus ja peruste

Henkilötietoja käsitellään perukirjan laatimiseksi käyttäjän pyynnöstä. Käsittelyn oikeusperuste on:

• Sopimus (EU:n tietosuoja-asetus, artikla 6(1)(b)) – henkilötietojen käsittely on tarpeen käyttäjän kanssa tehdyn palvelusopimuksen täytäntöön panemiseksi (perukirjan laadinta).
• Suostumus (artikla 6(1)(a)) – dokumenttien lähettäminen automaattiseen analyysiin, analytiikkaevästeiden käyttö.
• Oikeutettu etu (artikla 6(1)(f)) – Palvelun tekninen toiminta ja tietoturvallisuus sekä palvelun tilaan liittyvät ilmoitukset sähköpostitse: kertaluonteinen muistutus keskeneräisestä perukirjasta, täydennysperukirjaan liittyvät muistutukset ja ilmoitus siitä, että perukirjan säilytysaika on päättymässä (kohta 9). Muistutukset ovat oletuksena käytössä, ja voit kytkeä ne pois jokaisessa viestissä olevasta linkistä. Poikkeus on ilmoitus siitä, että perukirjan säilytysaika on päättymässä: ilman sitä tiedot poistuisivat varoittamatta. Sen viestin saat, kunnes poistat perukirjan itse. Nämä viestit eivät sisällä markkinointia. Oikeutetun edun nojalla käsitellään myös palautelomakkeen vastauksia palvelun kehittämiseksi. Olemme punninneet etumme suhteessa oikeuksiisi kirjallisella tasapainotestillä. Voit pyytää vastauksesi poistamista (artikla 17) ilmoittamalla osoitteeseen info@pesäkirja.fi, minkä perukirjan yhteydessä ja minä päivänä vastasit. Koska vastaukseen ei tallenneta tunnistetta, pyyntö voidaan kohdentaa vain, jos vastaus on tunnistettavissa esimerkiksi kirjoittamasi tekstin perusteella (tietosuoja-asetuksen 11 artikla). Oikeutettu etu kattaa myös palvelun tekniset lokitiedot (ks. kohta 9 a). Vastustamisoikeudesta ks. kohta 10.

5. Dokumenttien automaattinen analysointi

Kirjautunut käyttäjä voi ladata dokumentteja automaattista analysointia varten. Dokumenttien sisältö lähetetään palvelimemme kautta Googlen Gemini-palveluun tietojen poimimiseksi. Tällöin:

• Käyttäjältä pyydetään erillinen suostumus ennen dokumentin lähettämistä Gemini-palveluun. Käyttäjä voi kieltäytyä ja syöttää tiedot manuaalisesti.
• Tekstimuotoisesta datasta henkilötunnukset maskataan ennen lähetystä (korvataan muodolla [HETU-POISTETTU]). PDF- ja kuvatiedostoista tämä ei ole teknisesti mahdollista.
• Dokumenttien sisältö lähetetään Googlen palvelimille analysoitavaksi. Google käsittelee tietoja omien Gemini API -palveluehtojen mukaisesti.
• Gemini API:n kautta lähetettyä dataa ei käytetä mallin kouluttamiseen.
• Dokumentit lähetetään analysoitavaksi palvelimemme kautta (Cloud Function), eivät suoraan selaimesta Googlelle. API-avain ei koskaan päädy käyttäjän selaimeen.
• Analysointi vaatii kirjautumisen. Kirjautumattomat käyttäjät eivät voi lähettää dokumentteja analysoitavaksi.
• Käyttäjä voi aina valita, ettei lataa dokumentteja analysoitavaksi, ja syöttää tiedot manuaalisesti.

6. Evästeet ja analytiikka

Palvelu käyttää seuraavia evästeitä:

• Välttämättömät evästeet: Firebase Authentication -istuntoevästeet (kirjautuneiden käyttäjien tunnistamiseen). Nämä ovat teknisesti välttämättömiä.
• Analytiikkaevästeet: Google Analytics (Firebase Analytics / GA4) kerää nimettömiä käyttötilastoja palvelun kehittämiseksi. Analytiikkaevästeitä käytetään vain käyttäjän suostumuksella.

Käyttäjä voi hyväksyä tai hylätä analytiikkaevästeet sivuston evästebannerin kautta ja muuttaa valintaa milloin tahansa sivun alalaidan Evästeasetukset-linkistä. Valinta tallennetaan selaimen localStorage-muistiin. Jos käyttäjä hylkää analytiikkaevästeet, Google Analytics -skriptiä ei ladata.

Kävijämittaus ilman evästeitä. Sivustolla on lisäksi Cloudflare Web Analytics, joka mittaa sivulatauksia, sivuston nopeutta ja sitä, miltä sivustolta kävijä saapui. Se ei aseta evästeitä, ei tallenna mitään selaimesi muistiin eikä muodosta tunnistetta IP-osoitteesta tai selaimen tiedoista, joten se ei vaadi suostumusta eikä sitä voi kytkeä yksittäiseen käyttäjään. Käytämme tietoa vain palvelun kehittämiseen.

Evästesuostumuksen hallintaan käytetään Koodisto Digitalin omaa KoodistoCookie-palvelua (cookie.koodisto.org). Suostumuksen osoittamiseksi (tietosuoja-asetuksen 7 artiklan 1 kohta) valinnasta tallennetaan lokimerkintä: tehdyt valinnat, aikaleima, suostumustekstin versio, käyttöliittymän kieli ja IP-osoitteesta laskettu yksisuuntainen tunniste. IP-osoitetta itsessään ei tallenneta, eikä merkintää voi yhdistää käyttäjään ilman lisätietoja. Lokimerkinnät poistetaan automaattisesti 24 kuukauden kuluttua.

7. Kolmannet osapuolet ja tietojen siirto

Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille markkinointitarkoituksiin. Palvelussa käytetään seuraavia kolmannen osapuolen palveluja:

• Google Firebase (Authentication, Firestore, Analytics) – käyttäjätilin hallinta, tietojen tallennus ja analytiikka. Firebase-palvelimet sijaitsevat EU:n alueella.
• Google Gemini – dokumenttien automaattinen analysointi (käyttäjän suostumuksella). Google käsittelee tietoja tietosuojakäytäntönsä mukaisesti.
• Stripe – maksunvälitys. Stripe käsittelee maksutiedot omien palveluehtojen mukaisesti ja lähettää maksukuitin sähköpostitse. Pesäkirja.fi ei tallenna luottokorttitietoja.
• Resend – palvelun sähköpostien tekninen välitys: lakisääteinen maksuvahvistus (kuluttajansuojalaki 6 luku 13 §), osakaskutsut ja palvelun lähettämät muistutukset. Viestien välittämiseksi käsitellään vastaanottajan sähköpostiosoite ja viestin sisältö (osakaskutsussa myös vainajan nimi).
• Google Analytics (GA4) – nimettömät käyttötilastot (vain suostumuksella).
• Cloudflare – sivuston jakelu (CDN), evästeetön kävijämittaus (Web Analytics) sekä KoodistoCookie-evästesuostumuksen lokitallennus (ei IP-osoitteita, säilytys enintään 24 kuukautta).

Kaikkien henkilötietoja käsittelevien kolmansien osapuolten kanssa on solmittu EU:n tietosuoja-asetuksen artiklan 28 mukainen henkilötietojen käsittelysopimus (DPA).

Tietojen siirto EU:n/ETA:n ulkopuolelle: Google, Stripe ja Resend voivat siirtää tietoja EU:n ulkopuolelle. Siirtojen suojamekanismina käytetään EU:n komission hyväksymiä Standard Contractual Clauses (SCC) -mallilausekkeita. Perukirjojen tietokanta sijaitsee EU:n alueella (europe-north1), palvelimella suoritettavat toiminnot EU:n alueella (europe-west1) ja käyttöloki EU:n alueella (europe-north1). Sähköpostit lähetetään EU-alueen kautta (eu-west-1).

8. Perukirjan jakaminen

Kirjautunut käyttäjä voi jakaa perukirjan luettavaksi pesän osakkaille salasanasuojatun jakolinkin kautta. Jakamisessa käsitellään henkilötietoja seuraavasti:

• Jaettavat tiedot: Perukirjan ydintiedot (vainajan tiedot, osakkaat, uskotut miehet, varat, velat, laskelma). Ladattuja dokumentteja (liitteitä) ei jaeta.
• Henkilötunnusten maskaus: Henkilötunnukset näytetään jakolinkin kautta osittain peitettyinä muodossa "PPKKVV-****" – syntymäaika näkyy, mutta yksilöivä tunnisteosa on piilotettu.
• Salasanasuojaus: Jakolinkki on suojattu salasanalla. Salasana tallennetaan palvelimelle bcrypt-tiivisteenä (10 kierrosta) – selväkielistä salasanaa ei tallenneta.
• Brute force -suojaus: Jakolinkki lukittuu automaattisesti 10 virheellisen salasanayrityksen jälkeen.
• Voimassaolo: Jakolinkki vanhenee käyttäjän valitseman ajan kuluttua (7–60 päivää). Käyttäjä voi peruuttaa jaon milloin tahansa.
• Käsittelyn peruste: Käyttäjä päättää itse jaon tekemisestä. Pesän osakkaat ovat perukirjan osapuolia, joilla on oikeutettu etu tietojen saamiseen.
• Käyttölokit: Jaoista tallennetaan katselukertojen määrä ja virheellisten salasanayritysten lukumäärä. Katsojan IP-osoite ja selaimen tiedot voivat tallentua palvelimen tekniseen pyyntölokiin 30 vuorokaudeksi teknisten virheiden selvittämistä varten; muita katsojan tietoja ei tallenneta.

Jakolinkin tiedot poistetaan, kun käyttäjä poistaa tilinsä. Kun jako peruutetaan tai se vanhenee, linkki lakkaa toimimasta välittömästi eikä perukirjaa voi enää avata sillä, mutta jakotietue (salasanan tiiviste, voimassaoloaika ja avausten lukumäärä) säilyy siihen asti.

9. Tietojen säilytysaika

Ilman kirjautumista: Tiedot käsitellään käyttäjän selaimessa ja säilyvät laitteen paikallisessa tallennustilassa enintään 30 päivää viimeisimmästä muokkauksesta. Yli 30 päivää vanhat tiedot poistetaan, kun palvelu seuraavan kerran avataan samalla selaimella. Ne poistuvat myös, jos selaimen tiedot tyhjennetään tai käyttäjä poistaa ne itse lomakkeen poistumisvahvistuksen kautta.

Kirjautuneena: Tiedot säilytetään Firebase Firestore -tietokannassa. Maksettu perukirja poistetaan 36 kuukauden kuluttua siitä, kun olet viimeksi kirjautunut, muokannut perukirjaa tai ladannut asiakirjan, jollei säilytystä ole sitä ennen jatkettu. Ennen poistoa saat kaksi muistutusta sähköpostitse: 60 vuorokautta ja 14 vuorokautta ennen. Muistutuksessa on linkki, jolla säilytystä jatketaan yhdellä klikkauksella uudella 36 kuukauden jaksolla, sekä linkki asiakirjan lataamiseen. Keskeneräinen perukirja, josta ei ole maksettu, poistetaan 12 kuukauden kuluttua viimeisestä kirjautumisesta tai muokkauksesta, ja siitä lähetetään yksi muistutus 30 vuorokautta ennen poistoa. Käyttäjä voi poistaa yksittäisiä perukirjoja tai koko tilinsä ja kaikki siihen liittyvät tiedot käyttäjävalikon kautta ("Poista tilini ja kaikki tietoni"). Nämä säilytysajat koskevat tilauksia, jotka on tehty 14.9.2026 tai sen jälkeen, ja perukirjoja, jotka on aloitettu samasta päivästä alkaen.

Ennen 14.9.2026 aloitettuun maksamattomaan perukirjaan sovelletaan samaa 12 kuukauden sääntöä, mutta määräaika lasketaan aikaisintaan 14.9.2026 alkaen. Aiemmin maksettu perukirja säilyy niin kauan kuin käyttäjätili on olemassa, koska maksuhetkellä voimassa olleet käyttöehdot lupasivat sen.

Tilin poiston jälkeen: Kaikki käyttäjän tiedot (perukirjat, henkilötiedot, käyttäjätili) poistetaan välittömästi ja pysyvästi palvelun käytössä olevasta tietokannasta. Poikkeus: tekniset lokimerkinnät poistuvat automaattisesti viimeistään 12 kuukauden kuluttua (kohta 9 a).

Palautevastaukset: säilytetään 24 kuukautta vastaamisesta, minkä jälkeen ne poistetaan automaattisesti. Jos olet antanut luvan lainata vastaustasi palvelun sivuilla ja lainaus julkaistaan, säilytämme lainatun tekstin ja lupatiedon niin kauan kuin lainaus on julkaistuna.

Varmuuskopiot: Tietokannasta otetaan automaattinen varmuuskopio kerran vuorokaudessa, ja varmuuskopiot säilytetään enintään 7 vuorokautta. Niitä käytetään ainoastaan tietojen palauttamiseen teknisen häiriön tai virheen jälkeen, ei mihinkään muuhun tarkoitukseen. Poistetut tiedot poistuvat myös varmuuskopioista automaattisesti viimeistään 7 vuorokauden kuluttua poistosta.

9 a. Tekniset lokitiedot

Palvelun tietoturvan varmistamiseksi tietokantapyynnöistä ja kirjautumisista tallentuu tekninen lokimerkintä. Merkintään tallentuu tapahtuman ajankohta ja tyyppi, kirjautuneen käyttäjän tunniste, sähköpostiosoite, IP-osoite ja selaintiedot sekä käsitellyn perukirjan tunniste, jos tapahtuma koskee yksittäistä perukirjaa. Perukirjan sisältö – nimet, henkilötunnukset, varat ja velat – ei tallennu lokiin. Jos olet antanut tilillesi nimen, myös se tallentuu merkintään.

Lokia käytetään vain tietoturvan varmistamiseen, luvattoman pääsyn havaitsemiseen ja teknisten virheiden selvittämiseen. Sitä ei käytetä palvelun käytön seurantaan eikä markkinointiin. Käsittelyn peruste on oikeutettu etu (artikla 6(1)(f)), ja olemme punninneet etumme suhteessa oikeuksiisi kirjallisesti.

Merkinnät poistuvat automaattisesti viimeistään 12 kuukauden kuluttua, myös silloin kun tili on poistettu sitä ennen. Lokia säilytetään EU:n alueella. Merkinnät eivät näy palvelussa; saat omat merkintäsi pyynnöstä osoitteesta info@pesäkirja.fi.

10. Rekisteröidyn oikeudet

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisesti sinulla on oikeus:

• Pääsy tietoihin – voit tarkastella omia tietojasi kirjautumalla palveluun. Oikeus kattaa myös tekniset lokimerkinnät (kohta 9 a), jotka eivät näy palvelussa; saat omat merkintäsi pyynnöstä.
• Tietojen siirto – voit ladata kaikki tietosi JSON-tiedostona käyttäjävalikon "Lataa tietoni (GDPR)" -toiminnolla.
• Tietojen poistaminen – voit poistaa tilisi ja kaikki tietosi pysyvästi käyttäjävalikon "Poista tilini ja kaikki tietoni" -toiminnolla.
• Pyytää tietojen oikaisua tai käsittelyn rajoittamista.
• Vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä (ks. alla oleva laatikko).
• Peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa (esim. evästeet, dokumenttianalyysi).
• Tehdä valitus valvontaviranomaiselle (Tietosuojavaltuutetun toimisto, tietosuoja.fi).

11. Tietoturvatoimenpiteet

Palvelussa on toteutettu seuraavat tietoturvatoimenpiteet:

• HTTPS-salaus kaikessa tietoliikenteessä (HSTS käytössä).
• Henkilötunnusten salaus AES-256-GCM-algoritmilla ennen tallennusta tietokantaan. Salausavain on käyttäjäkohtainen.
• Pääsynhallinta – Firestore-suojaussäännöt varmistavat, että käyttäjä näkee vain omat tietonsa. Tietoja ei voi lukea ilman kirjautumista.
• Turvallisuusheaderit – CSP, X-Frame-Options, X-Content-Type-Options, Referrer-Policy, Permissions-Policy.
• Salasanojen suojaus – Firebase Authentication käyttää bcrypt-tiivistettä.
• Maksutiedot – käsitellään kokonaan Stripen toimesta. Luottokorttitietoja ei tallenneta Pesäkirja.fi:hin.

12. Muutokset tietosuojaselosteeseen

Pidätämme oikeuden päivittää tätä tietosuojaselostetta. Merkittävistä muutoksista ilmoitetaan Palvelun verkkosivuilla. Suosittelemme tarkistamaan tämän selosteen säännöllisesti.

13. Yhteystiedot

Tietosuojaa koskevissa kysymyksissä ota yhteyttä:
Koodisto Digital (2829298-1)
Sähköposti: info@pesäkirja.fi